Proceso nuevo de salidas de campo.
La Vicedecanatura Académica es la dependencia que asesora a la Decanatura en asuntos académicos. Su función principal es articular las funciones misionales de formación, investigación y extensión. De igual manera lidera y coordina la formulación de directrices y la gestión estratégica relacionada con las actividades de docencia, evaluación y gestión de la Facultad. En este sentido, es la dependencia responsable de la gestión y coordinación del proceso de salidas de campo en la Facultad.
Actualmente, el proceso de salidas de campo en la Facultad se compone de dos fases: la fase de proyección y la fase de solicitud. En la fase de proyección se planifican y organizan las salidas de campo que se realizarán el próximo semestre. En la fase de solicitud se presentan las solicitudes ante el comité asesor o el consejo de facultad para su revisión y aprobación.
Fase de proyección.
La fase de proyección consiste en la planificación y organización de las salidas de campo que se realizarán en el próximo semestre. Esta etapa es fundamental para estimar los costos de cada salida y solicitar los recursos financieros necesarios a la universidad, de lo contrario si no se proyectó la salida de campo estos recursos deberán ser cubiertos por el fondo de la facultad.
Este proceso involucra a la Dirección Académica, la Vicedecanatura Académica, las secretarías de departamento y los docentes.
El proceso de proyección inicia cuando la Dirección Académica solicita a la Vicedecanatura Académica la información sobre las salidas de campo previstas para el siguiente semestre con el fin de valorizarlas. Entonces:
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La Vicedecanatura Académica notifica a las secretarías de departamento mediante correo electrónico, informándoles que ha iniciado el proceso de proyección y enviándoles el enlace del formulario de proyección de salidas de campo para que los docentes lo llenen. (O que el departamento mismo proyecte salidas de campo de docentes ocasionales, de los cuales no se tiene certeza si continuarán el siguiente semestre).
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Cada secretaria de departamento, a su vez, envía un correo a los docentes informándoles que ha iniciado el proceso de proyección de salidas de campo y adjuntando el enlace del formulario correspondiente.
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Los docentes acceden al enlace de proyección, inician sesión con su correo institucional y rellenan el formulario por cada salida de campo que necesiten proyectar. Cada vez que completan el formulario, reciben una notificación por correo confirmando que la proyección se ha realizado correctamente. Además, las secretarías reciben un correo para tener constancia de las proyecciones realizadas.
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Una vez que finaliza el plazo para llenar el formulario de proyección, la Vicedecanatura Académica ingresa al panel de dashboard y descarga un consolidado en Excel con todos los datos de las proyecciones. Estos datos se copian y pegan en el formato de la Dirección Académica y se envían para su valoración. Así culmina el rol de la Vicedecanatura en el proceso de proyección.
Fase de solicitud.
La fase de solicitud es la etapa en la que los docentes solicitan y obtienen la aprobación para realizar salidas de campo en una asignatura. Este proceso involucra a la Vicedecanatura Académica, los docentes, el Sistema de Gestión de Áreas Curriculares, los Comités Asesores y el Consejo de Facultad.
Esta fase es crucial para garantizar que las salidas de campo se planifiquen, ejecuten y evalúen de manera efectiva, cumpliendo con los objetivos académicos y de seguridad. Además, se analiza la pertinencia y factibilidad de las prácticas, ya que son consideradas actividades académicas, por lo que deben tener una calificación en el total de la asignatura.
A inicios del semestre siguiente al que se realizó la proyección, inicia el proceso de solicitud.
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El Sistema de Gestión de Áreas Curriculares, a través del panel de dashboard del sistema, envía un correo automático a todos los docentes que proyectaron salidas de campo, informándoles que deben hacer la solicitud formal para que se evalúe en los Comités Asesores y posteriormente en el Consejo de Facultad. El correo muestra las salidas de campo proyectadas el semestre anterior para que los docentes realicen la solicitud.
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Los docentes leen el correo e ingresan al enlace adjunto, que los lleva al panel de resumen del docente. Allí pueden ver un listado de las salidas de campo proyectadas para el semestre actual y la opción de solicitar cada una.
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Para solicitar una salida de campo, el docente hace clic en el botón de “solicitar”, que lo redirige al formulario de solicitud pre-rellenado con los datos proyectados para esa salida específica. El docente puede modificar los datos si es necesario y llenar la información adicional requerida para que el comité asesor evalúe si la salida de campo es pertinente y cumple con los objetivos académicos. Este formulario también incluye requerimientos adicionales que necesite el docente y un listado de riesgos asociados a la salida de campo que debe identificar el docente.
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Una vez que el docente rellena el formulario de solicitud, recibe un correo de confirmación, y también se envía una confirmación a Áreas Curriculares.
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En el Sistema de Gestión de Áreas Curriculares, mediante el aplicativo, se asignan comités asesores a cada salida de campo y se agendan, llegado el momento, se genera automaticamente la agenda con todas las salidas de campo que se hayan solicitado hasta la fecha para enviarlas a los comités asesores.
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El comité asesor evalúa cada solicitud y emite su concepto, teniendo en cuenta los riesgos, la pertinencia académica y otros factores. Este concepto será tomado en cuenta por el Consejo de Facultad para la decisión final de aprobar o negar la salida de campo.
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Después de que el comité asesor emite su concepto, Áreas Curriculares informa a cada docente sobre el estado de su solicitud, y se asigna el concepto a cada salida de campo mediante el aplicativo.
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En caso de que la solicitud sea negada o quede pendiente, se le indica al docente que debe realizar las modificaciones correspondientes mediante el aplicativo para que su solicitud pueda ser aprobada. Las razones pueden variar, como el destino o la cantidad de días, entre otros factores.
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El docente ingresa al panel de resumen del docente, donde puede ver las solicitudes que requieren ser modificadas. Posteriormente, hace clic en el botón de “modificar”, que lo lleva al formulario de solicitud con todos los datos llenados anteriormente, donde puede realizar las modificaciones necesarias para que su solicitud sea aprobada. Luego de realizar los cambios, el docente debe guardarlos haciendo clic en el botón de “guardar”.
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La solicitud de la salida de campo nuevamente es revisada y programada para el próximo comité asesor mediante el aplicativo desde Áreas Curriculares. Posteriormente, se repite el proceso anterior de revisión por parte del comité asesor. (Paso 5)
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Al final de cada comité asesor, Áreas Curriculares consolida los datos de las prácticas revisadas y sus conceptos, y envía esta información a la Vicedecanatura Académica para que sea presentada en el Consejo de Facultad, donde se toma la decisión final de aprobar o negar la solicitud de salida de campo. En caso de ser negada, puede ser modificada y solicitada nuevamente con los cambios correspondientes.
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La Vicedecanatura Académica informa a los docentes sobre la decisión del Consejo de Facultad.
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Cuando la salida de campo ha sido aprobada, 15 dias antes de la fecha de salida la vicedecanatura academica escribe al docente para confirmar la realizacion e informacion de la misma.
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Una vez que el docente llegue de la salida de campo, tiene un plazo de 5 dias para llenar el formato de evaluacion docente donde debe informar acerca del objetivo de la practica y su cumplimiento, actividades academicas realizadas, y dificultades generales.
Notas adicionales:
En este proceso tambien entra bienestar universitario, ya que se deben tener en cuenta los formatos de autorizacion de menores y de responsabilidad individual para la poliza estudiantil. Ademas el docente debe realizar un curso de primeros auxilios.
Formatos
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Formato responsabilidad individual Link
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Formato consentimiento menores Link
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Formato evaluacion por el docente Link