Proceso antiguo de salidas de campo

La Vicedecanatura Académica es la dependencia que asesora a la Decanatura en asuntos académicos. Su función principal es articular las funciones misionales de formación, investigación y extensión. De igual manera lidera y coordina la formulación de directrices y la gestión estratégica relacionada con las actividades de docencia, evaluación y gestión de la Facultad. En este sentido, es la dependencia responsable de la gestión y coordinación del proceso de salidas de campo en la Facultad.

Actualmente, el proceso de salidas de campo en la Facultad se compone de varias fases. Entre ellas, las fundamentales son la fase de proyección y la fase de solicitud.

Fase de proyección

La fase de proyección consiste en la planificación y organización de las salidas de campo que se realizarán en el próximo semestre. Este proceso involucra a la Dirección Académica, la Vicedecanatura Académica, las secretarías de departamento y los docentes. La fase de proyección es fundamental para estimar los costos de cada salida de campo y solicitar los recursos financieros necesarios.

El proceso de la fase de proyección inicia cuando la Dirección Académica solicita a la Vicedecanatura Académica la información sobre las salidas de campo a realizar en el semestre siguiente para hacer la valorización de estas, entonces:

1. La Vicedecanatura Académica notifica a las secretarias de departamento para que los docentes llenen un formato de excel con datos de la(s) salida(s) de campo que vayan a realizar en sus asignaturas. (Aquí se piden los siguientes datos: Facultad, Correo electrónico, Docente, Departamento de la facultad, Asignatura, Código de la asignatura, Grupo, Asistentes, Fecha de salida, Hora de salida, Lugar de salida, Fecha de regreso, Hora de regreso, Lugar de regreso, Duración, Departamentos, Municipios, Último destino).

2. Las secretarías de los departamentos notifican a los docentes pidiéndoles la información solicitada desde vicedecanatura y dirección académica y dándoles el formato de excel.

3. Los docentes llenan el formato con la información de la salida de campo y lo envían a las secretarías de departamento.

4. Las secretarías de departamento consolidan la información enviada por los docentes y la envían a la Vicedecanatura Académica.

5. La Vicedecanatura Académica, consolida la información de todos los departamento, hace las correcciones, revisa errores y hace ajustes necesarios para posteriormente enviar el consolidado con todos los datos a Dirección Académica, la cual realiza la valorización de cada salida de campo.

Fase de solicitud

La fase de solicitud es la etapa donde los docentes solicitan y obtienen la aprobación para realizar salidas de campo en una asignatura. Involucra a vicedecanatura académica, los Profesores, Sistema de Gestión de Áreas Curriculares, Comités Asesores y Consejo de Facultad. Esta fase es crucial para garantizar que las salidas de campo se planifiquen, ejecuten y evalúen de manera efectiva, cumpliendo con los objetivos académicos y de seguridad, además, se analiza si las prácticas son pertinentes y factibles.

A inicios del semestre en el que proyectaron las prácticas, por parte del Sistema de Gestión de Áreas Curriculares se envía un correo a todos los docentes que llenaron la proyección donde se les informa que deben hacer la solicitud formal, esto para que se evalúe en los Comités Asesores y posteriormente en el Consejo de Facultad. Entonces:

Los docentes llenan un formulario de Google con toda la información necesaria. (Aquí se pide los siguientes datos: Correo electrónico, Docente, Departamento de la facultad, Asignatura, Código de la asignatura, Si la salida de campo se encuentra contemplada en el programa de la asignatura, Porcentaje de la salida de campo en la nota definitiva de la asignatura, Pertinencia de la salida de campo, Objetivo de la salida de campo, Alcance de la salida de campo, Descripción de la salida de campo, Destinos, Fecha de salida, Fecha de regreso, Riesgos naturales, Riesgos humanos, Agenda de actividades).

1. El Sistema de Gestión de Áreas Curriculares consolida la información de las respuestas del formulario en un documento de word manualmente para posteriormente enviarla a los comités asesores.

2. El Sistema de Gestión de Áreas Curriculares revisa la asignatura y envía a cada comité asesor correspondiente.

3. El comité asesor evalúa la solicitud y da su concepto.

4. El Sistema de Gestión de Áreas Curriculares consolida los datos de la práctica y el concepto del comité asesor y entrega la información a la Vicedecanatura Académica.

5. La Vicedecanatura Académica presenta la información al Consejo de Facultad para su aprobación.

6. El Consejo de Facultad aprueba o no las solicitudes de salidas de campo.

7. La Vicedecanatura Académica informa a los docentes sobre la decisión del Consejo de Facultad.

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Notas adicionales

La manera en la que se estaba realizando el proceso antiguo de salidas de campo presenta deficiencias en la comunicación y gestión de la información entre los diferentes actores. Si bien “funciona”, es tedioso debido a las numerosas validaciones de datos y reprocesos manuales que demandan tiempo y esfuerzo a la Vicedecanatura Académica. Además, la baja participación de los docentes en la proyección de salidas de campo afecta a la vicedecanatura de manera económica de las siguientes formas:

• Presupuesto desajustado: Al enviar la proyección a la dirección académica, se solicita un presupuesto para las salidas de campo. Si un docente no la completa y luego solicita una salida en una fase posterior, esta no estará contemplada en el presupuesto original.

• Costos inesperados: La facultad debe cubrir los costos de las salidas de campo no proyectadas, lo que implica una pérdida de recursos financieros. (De q parte del presupuesto sale)

• Ineficiencia administrativa: La vicedecanatura tiene que dedicar tiempo y esfuerzo a gestionar salidas de campo no previstas, lo que genera un trabajo extra y reduce la eficiencia administrativa.

• El formato actual de excel, al permitir respuestas abiertas, no está estandarizado, lo que dificulta el análisis de datos. La escritura incorrecta de fechas, códigos, nombres, destinos, el llenado incompleto o erróneo de información, entre otros problemas, dificultan el análisis de datos interno en la vicedecanatura y por lo tanto, la toma de decisiones importantes.

• Los docentes no siempre proporcionan información completa y precisa. A veces cometen errores al diligenciar el formato, especialmente en los nombres de las materias y los códigos de las asignaturas. Lo cual implica trabajo extra, ya que hay que realizar correcciones manuales para cada salida de campo y comunicarse con el docente para verificar la información.

El proceso de solicitud tambien presenta inconvenientes como por ejemplo:

• La elaboración de consolidados para los comités se realiza de forma manual, lo cual toma mucho tiempo, es poco eficiente y hace este proceso susceptible a errores humanos, además requiere una actualización constante ante nuevas solicitudes o comités.

• El uso de preguntas abiertas en el formulario dificulta el análisis de datos, ya que la información no se encuentra organizada de manera uniforme. Además, la ausencia de validaciones lo hace propenso a muchos errores.

• La plataforma Google Forms no ofrece las funcionalidades necesarias para representar y estructurar la información de forma adecuada. Esto genera dificultades para la correcta gestión de las solicitudes, y es demasiado general.